Wie Abel+Ruf durch Automatisierungen 3 Bäume pro Jahr rettet und 60.000 € spart
- Pius Schmid
- Jul 22
- 4 min read
Updated: Jul 29
Die Abel+Ruf GmbH ist ein familiengeführter Mehrmarken‑Autohausverbund mit Hauptsitz in Nördlingen und weiteren Filialen in Donauwörth sowie Dillingen. Seit fast neun Jahrzehnten ist das Unternehmen regionaler Mercedes‑Benz‑Partner – heute ergänzt um die Marken smart, Ford, Daimler Trucks und Aixam. Über 320 Mitarbeitende verkaufen, warten und veredeln mehr als 400 sofort verfügbare Fahrzeugmodelle. Der klare Fokus von Abel+Ruf: Eine Servicequalität mit höchstem Standard. Das Unternehmen ist in digitalen Aspekten keineswegs rückständig. Digitale Services - intern wie extern - zeigen, dass Innovation als Teil der Firmen-DNA verstanden wird. Passend dazu suchte das Unternehmen einen Weg, interne Prozesse nachhaltiger, transparenter und effizienter zu gestalten.
Herausforderung
Jedes Fahrzeug – sei es ein Werkstattkunde, ein neu auszulieferender Pkw oder ein Gebrauchtwagen auf dem Hof – muss in einem einwandfreien Zustand präsentiert werden. Daraus resultieren rund 2.000 Waschaufträge pro Monat an zwei Standorten, verteilt auf 15 unterschiedliche Auftragsarten vom Express‑Waschgang bis zur Tiefenreinigung mit Innenaufbereitung.
Papierbasierte Prozesse & Medienbrüche
Etwa 50 Mitarbeitende füllten täglich Papierformulare aus, um Aufträge an den externen Waschdienstleister zu übermitteln. Auftragszettel wurden weitergereicht, gingen verloren oder kamen verspätet zurück. Ein manueller Abgleich von Kennzeichen, Kostenstellen und Zusatzwünschen (z. B. Verkaufsfotos) kostete wertvolle Zeit und führte zu Fehlern, die erst am Monatsende oder überhaupt nicht auffielen.
Ineffiziente Abrechnung & eingeschränkte Transparenz
Der Dienstleister reichte jeden Auftragszettel einzeln ein. Die Aufträge wurden manuell in Excel übertragen und erst danach konnte die Buchhaltung die Positionen manuell in eine Rechnung überführen. Eine durchgehende Historie pro Fahrzeug oder ein automatisierter Soll‑/Ist‑Vergleich der Kosten fehlte komplett – insbesondere problematisch für das Controlling und die standortübergreifende Kostenstellenverrechnung.
Die Lösung
NOA ersetzte den gesamten papierbasierten Ablauf durch einen schlanken End‑to‑End‑Digital‑Workflow, umgesetzt mit Low‑Code‑Tools, die sich flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen lassen.
Auftragserstellung per Tally
Tally wurde als digitale Form eingeführt, um alle notwendigen Auftragsdaten zu erfassen. Die Hauptvorteile dieser digtialen Variante gegenüber Papier:
Dynamische Pflichtfelder (VIN, Auftragnummern, Standort, Auftraggeber, Kostenstellen…)
Berechtigungssteuerung (Zugriff auf Wascharten und Kostenstellen für bestimmte Mitarbeiterinnen)
Einfache Eingabe von zusätzlichen Anforderungen inklusive Aufwnadsschätzungen
Automatisierungen mit MAKE
Make.com wird eingesetzt, um Aufträge von Tally in die Datenbank zu übertragen. Dabei werden verschiedenste Bedingungen berücksichtigt und die Datenqualität sichergestellt. Folgende Schritte übernimmt Make:
Anlage von Aufträgen aller Art
Archivierung abgeschlossener Aufträge
Erstellung und automatischer Versand der monatlichen Sammelrechnung
Ablage und Sicherung von Rechnungen in der Datenbank und OneDrive
Airtable für Daten & Apps
Fahrzeuge, Aufträge und Rechnungen müssen natürlich gespeichert werden. Ebenso sollte der Auftragnehmer und die Mitarbeiterinnen in der Lage sein, die Aufträge einzusehen und zu verwalten. Airtable wurde eingeführt um:
Alle Daten zentral zu verwalten
Verschiedene Apps zu schaffen, die sich den unterschiedlichen Arbeitsprozessen und Zugriffsrechten anpassen (Die Anlage und Abrechnung der Aufträge durch Abel+Ruf, die Durchführung der Wäschen durch den Auftragnehmer)
Eine durchgängiges Tracking bereitzustellen, das jederzeit einen vollständigen Überblick liefert
Der neue Prozess im Detail
Mitarbeiter wählen im Tally‑Formular die passende Waschart und geben alle notwendigen Informationen ein. Pflichtfeldprüfungen verhindern unvollständige Aufträge.
Make erstellt in Echtzeit einen Datensatz in Airtable, versieht ihn mit Zeitstempeln sowie einer eindeutigen Auftrags‑ID und informiert den Waschdienstleister über dessen Interface.
Nach Durchführung setzt der Dienstleister den Status auf „Kontrolle“. Mitarbeitende können Nacharbeit anstoßen oder den Auftrag abschließen.
Am Monatsende generiert Make automatisch eine nach Kostenstellen aufgeschlüsselte Sammelrechnung und sendet sie als PDF an Buchhaltung und Dienstleister. Gleichzeitig werden alle Monatsaufträge in einer Archiv‑Tabelle archiviert.
Das Ergebnis ist ein vollständig digitaler, nachvollziehbarer Prozess, der ohne einziges Blatt Papier auskommt.
Ergebnisse
Produktivitätsgewinn
Mit dem neuen System reduziert sich der Aufwand zur Erstellung und der Koordination eines Auftrags um rund 5 Minuten pro Auftrag. Bei 2.000 Aufträgen pro Monat ergeben sich über 160 eingesparte Arbeitsstunden – verteilt auf Mitarbeitende und Dienstleister.
Nachhaltigkeit & Ressourcenschonung
Durch die Abschaffung der Papierformulare werden jährlich 25.000 DIN‑A4‑Blätter eingespart – das entspricht etwa drei ausgewachsenen Bäumen oder rund 125 kg CO₂.
Höhere Datenqualität & Kundenzufriedenheit
Pflichtfelder, Versionshistorie und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass kein Auftrag verloren geht und jede Fahrzeugübergabe termingerecht erfolgt. Das verbessert nicht nur interne Abläufe, sondern auch das Kundenerlebnis im Autohaus.
Datengetriebene Entscheidungen in Echtzeit
Dashboards liefern jederzeit genaue Zahlen zu Auftragsvolumen, Kosten pro Standort, Auftragsart oder das Volumen je Kostenstelle. Anomalien – etwa ungewöhnlich viele Nacharbeiten – werden sofort sichtbar und können adressiert werden.
“Dank NOA sparen wir 2000 Blatt Papier und 166 Mitarbeiterstunden jeden Monat! Die Lösung, die neu für uns geschaffen wurde, ist perfekt maßgeschneidert auf unsere Bedürfnisse, flexibel weiterentwickelbar und bietet viele Vorteile gegenüber dem vorherigen Prozess!”
Joachim Fellner | CEO Abel+Ruf
Finanzielle Kennzahlen
Die monatlich anfallenden Kosten für Lizenzen sind im Vergleich zu den Einsparungen vernachlässigbar. Das System ist quasi wartungsfrei. Nur bei Änderungen (bspw. Hinzufügen eines neuen Auftrages) sind manuelle Anpassungen notwendig.
Kennzahl | Wert/Monat | Erläuterung |
Toolkosten | 150 € | Lizenzen für Tally, Airtable & Make |
Eingesparte Arbeitsstunden | 166 h | 2 000 Aufträge × 5 min → Netto‑Zeitersparnis |
Geldwerter Vorteil | 4.980 € | Ansatz: 30 € Personalkosten / h |
Netto‑Benefit | ≈ 4.800 € | Einsparung abzüglich Toolkosten |
Return on Investment | > 32 : 1 | Break‑Even in < 1 Woche |
Die Investition in Low‑Code‑Automatisierung rechnet sich damit bereits im ersten Monat. Darüber hinaus profitiert Abel+Ruf von einer skalierbaren Plattform, die künftige Prozesse digital abbilden kann.
BOTTOM LINE
Die Kooperation mit NOA beweist, dass sich Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit nicht ausschließen: Ein vollständig digitaler Waschprozess spart Papier, Zeit und knapp 60.000€ jährlich. Abel+Ruf hat damit einen weiteren Baustein seiner Digital‑ und Service‑Strategie erfolgreich umgesetzt und zeigt, wie traditionelle Autohäuser durch Low‑Code und Automatisierung echte Mehrwerte realisieren.
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